Tato smlouva upravuje zpracování osobních údajů, které organizace (spolek, honební společenstvo) vkládá do platformy Infynix, v souladu s čl. 28 nařízení (EU) 2016/679 (GDPR). Je přílohou Podmínek používání aplikace Infynix a organizace ji uzavírá tím, že podmínky při registraci odsouhlasí; pro organizace registrované dříve platí od účinnosti tohoto znění.
Účinnost: od 1. 10. 2026.
1. Smluvní strany a role
Správce — organizace, která platformu používá. Rozhoduje, čí údaje a proč do platformy vkládá, a odpovídá za to, že k tomu má právní základ.
Zpracovatel — Milan Jíra, IČO: 71481290, sídlo: Budí 29, Rybníky, 263 01, provozovatel platformy Infynix (dále „provozovatel“). Kontakt: info@infynix.eu.
Pro údaje, které provozovatel zpracovává pro vlastní potřebu (uživatelský účet, zabezpečení, platby za služby Infynix), je provozovatel samostatným správcem; tyto údaje popisují Zásady ochrany osobních údajů — platforma Infynix a tato smlouva se na ně nevztahuje.
2. Předmět, účel a doba zpracování
Provozovatel zpracovává osobní údaje za správce výhradně za účelem poskytování platformy: jejich uložení, zobrazení oprávněným uživatelům organizace, vytváření dokumentů, přehledů a exportů, zálohování a technické podpory. Zpracování trvá po dobu, kdy organizace platformu používá, a končí podle čl. 8.
3. Kategorie subjektů a údajů
- Subjekty: členové a adepti organizace, uživatelé s rolí v organizaci, hosté a honci společného lovu, odběratelé zvěřiny, poškození u škod způsobených zvěří, nálezci uhynulé zvěře, lovci a zákazníci v marketplace COVERT, vlastníci a uživatelé pozemků převzatí z veřejných registrů, členové statutárních orgánů, adresáti a odesílatelé zpráv datové schránky organizace.
- Údaje: identifikační a kontaktní údaje, členství a funkce, údaje evidence lovu a zvěřiny včetně polohy, povolenky (včetně adresy trvalého pobytu a čísla loveckého lístku), plomby, příspěvky a jejich placení, účast na brigádách a společném lovu, doklady (lovecký lístek, pojištění), údaje o škodách, dokumenty organizace a zprávy datové schránky. U dokumentů pro spolkový rejstřík mohou být součástí vygenerovaného dokumentu i rodné číslo, datum a místo narození a bydliště.
Podrobný výčet uvádějí Zásady ochrany osobních údajů, čl. 2.
4. Pokyny správce
Provozovatel zpracovává údaje jen na pokyn správce. Pokynem je používání platformy oprávněnými uživateli organizace (zápisy, úpravy, mazání, exporty, odeslání zpráv) a písemný pokyn statutárního orgánu organizace zaslaný na info@infynix.eu. Jiné zpracování provádí provozovatel jen tehdy, když mu to ukládá právní předpis; v takovém případě správce předem informuje, pokud to předpis nezakazuje. Pokud má provozovatel za to, že pokyn porušuje právní předpisy, správce na to bez zbytečného odkladu upozorní.
5. Mlčenlivost a zabezpečení
K údajům mají přístup jen osoby, které je potřebují k provozu platformy a jsou zavázány mlčenlivostí. Provozovatel zajišťuje zabezpečení podle čl. 32 GDPR v rozsahu popsaném v Podmínkách používání (čl. 7) a Zásadách ochrany osobních údajů (čl. 9) — zejména šifrovaný přenos, oddělení dat organizací, přístup podle rolí, ukládání hesel jen jako otisku, šifrované uložení přístupových údajů, ochranu přihlášení a denní zálohy.
6. Další zpracovatelé
Správce uděluje obecné povolení k zapojení dalších zpracovatelů v kategoriích uvedených v Zásadách ochrany osobních údajů (čl. 5 a 6): provoz a úložiště, zálohy a provozní dohled, odesílání e-mailů, platby, doručování upozornění do telefonu, čtení platnosti dokladů v marketplace COVERT. Aktuální seznam konkrétních zpracovatelů provozovatel sdělí na požádání. O zamýšlené změně, která přidá novou kategorii zpracovatelů nebo zemi mimo EU, provozovatel správce informuje e-mailem nejméně 14 dní předem; správce může ze závažných důvodů vznést námitku a ukončit používání platformy podle čl. 8. Další zpracovatele provozovatel zavazuje ke stejným povinnostem ochrany údajů, jaké má sám.
7. Součinnost se správcem
- Práva subjektů údajů: platforma umožňuje správci údaje vyhledat, opravit, exportovat (včetně kompletního exportu dat organizace) a smazat; každý uživatel si sám stáhne kopii svých údajů a smaže účet. Kde to v platformě nejde, provozovatel poskytne součinnost na žádost správce.
- Porušení zabezpečení: provozovatel oznámí správci porušení zabezpečení osobních údajů bez zbytečného odkladu, nejpozději do 48 hodin od jeho zjištění, spolu s informacemi, které má k dispozici, aby správce mohl splnit své povinnosti podle čl. 33 a 34 GDPR.
- Posouzení vlivu a konzultace s dozorovým úřadem: provozovatel poskytne správci na žádost informace, které k tomu potřebuje.
- Kontrola: provozovatel poskytne správci informace potřebné k doložení plnění této smlouvy; kontrolu na místě lze provést po předchozí dohodě, v přiměřeném rozsahu a na náklady správce.
8. Ukončení a výmaz
Po zrušení organizace (Podmínky používání čl. 10) zůstanou údaje 30 dnů dostupné k exportu; správci přijde 7 dní před výmazem upozornění. Poté provozovatel údaje organizace smaže; údaje v zálohách zaniknou nejpozději do 1 roku. Povinnost uchovávat evidenci, účetnictví a dokumenty po dobu stanovenou zákonem má správce — před zrušením si je proto vyexportuje. Údaje v platformě, které je nutné uchovat na základě právního předpisu uloženého provozovateli, provozovatel uchová jen v rozsahu a po dobu, kterou předpis vyžaduje.
9. Povinnosti správce
Správce odpovídá za to, že má k vloženým údajům právní základ, že subjekty údajů informoval o zpracování, že vkládá jen údaje, které pro svou evidenci potřebuje, a že přístup do platformy přiděluje jen oprávněným osobám. Za plnění zákonných povinností uchovávat evidenci a účetnictví odpovídá správce.
10. Předání mimo EU, odpovědnost a změny
Předání údajů mimo Evropskou unii se řídí Zásadami ochrany osobních údajů, čl. 6. Odpovědnost stran se řídí Podmínkami používání, čl. 11, a čl. 82 GDPR. Tuto smlouvu lze měnit stejným postupem jako Podmínky používání (čl. 12). Smlouva se řídí právním řádem České republiky.